Vasker og låser du dokumenter du sender?

Mange dokumenter, som kontrakter og tilbud, tar utgangspunkt i kopier av andre dokumenter. Office-dokumenter kan inneholde «usynlig» informasjon (metadata) som mottakeren lett kan lete seg frem til. Her kan du se hvorfor og hvordan du bør inspisere, rense og ikke minst låse dokumenter før du sender dem.

 

Skjult informasjon

De fleste filtyper og alle Office-dokumenter inneholder metadata. Slik informasjon benyttes til en rekke praktiske formål, men kan samtidig avsløre detaljer som ikke er ment for andre å lese, f.eks.:

  • hvem som har redigert dokumentet

    dokuemnter1

    Dokumenter kan inneholde skjult informasjon.

  • tidligere dokumentnavn og -versjoner
  • kommentarer, merknader og korrektur
  • tekst og innhold som er formatert som skjult
  • navn på servere der dokumentet har blitt lagret

Hva om innkjøpssjefen i Forsvaret finner følgende kommentar fra korrekturrunden hos en leverandør?

Ikke nevn denne dronetypen i tilbudet. Det er fortsatt problemer med navigasjonsutstyret.

 

Rens dokumenter

Den som er interessert, kan enkelt hente fram nyttige metadata, som f.eks. hvem som sist redigerte et Office-dokument. I Office-programmer kan du finne mye bare ved å gå til Informasjon i Fil-menyen. Det finnes i tillegg lett tilgjengelig programvare som henter ut og gir en systematisk oversikt over alle metadata — ikke bare fra Office-dokumenter, men fra nær sagt alle filtyper.

 

Tre enkle steg fjerner metadata

Legg deg til en enkel rutine før du sender dokumenter fra deg (Office 2010/2013/2016):

  1. Trykk Fil og velg Informasjon. Trykk Kontroller for problemer ogUndersøk dokument.
  2. I Dokumentinspeksjon-dialogen, kontroller at alle avmerkingsbokser er avmerket og trykk Undersøk.
  3. Du ser nå hvilke elementer som inneholder metadata. Trykk Fjern alle til høyre for elementene. Trykk Lukk.

 

Når du skal sende e-post

Vil du sende en e-post med et kryptert Office-dokument som vedlegg, kan du gå fram slik:

  1. Åpne Outlook og opprett en ny e-post.

    dokuemnter2

    Fjern metadata fra office dokumenter før du videresender dem.

  2. Trykk Legg ved filog velg et dokument.
  3. Dobbeltklikk på vedlegget etter at det er satt inn for å åpne det.

Når dokumentet er åpnet:

  1. Trykk på FIL-fanen og velg Informasjon.
  2. Trykk Beskytt dokument og Krypter med passord.
  3. Skriv inn ønsket passord i dialogboksen som åpnes og trykkOK. Bekreft passordet og trykk OK.
  4. Trykk FIL og Lagre. Du kan nå lukke dokumentet.

E-posten med det passordbeskyttede dokumentet er nå klar til sending. Send passordet til mottaker(ne) via for eksempel SMS.

Ved å passordbeskytte et dokument etter at du har lagt det inn i e-posten, vil originaldokumentet forbli uten passordbeskyttelse.

 

Gullende rent!

dokuemnter3

Send helt rene dokumenter.

Prøv med det samme, og få rutinen inn i fingrene:

  • Hent frem noen dokumenter du har brukt mange ganger i ulike versjoner. Hva finner du av metadata?
  • Samarbeid med en venn eller kollega. Send hverandre et dokument dere vet ikke er renset, og diskuter funnene dere gjør.
  • Sjekk neste Office-vedlegg du mottar på e-post.

 

Les også:

Dele eller ikke dele på sosiale medier.
Vær på vakt mot «wangiri» oppringninger!

Bruker du åpne trådløse nettverk?

Bruk totrinns pålogging på facebook osv
Hvordan lager du sikre passord?
Går du inn i mørke smug nattestid?
Hvilke apper har sugerør inn i mobilen din?
Hva om PC en din får løsepengevirus?
Hvem er disse hackerne?
Skytjenester og jobbdokumenter

Vi blir veldig glade hvis du vil følge oss på Facebook eller Twitter!

 

Les også

Legg inn en kommentar